Процедуры применяются для: обучения, анализов, улучшения процессов и для целей контроля. Отсюда и потребность в детализации. Некоторые требования можно вынести в формы или в рабочие инструкции, чтобы не создавать «толстые» процедуры.
Если организация решила применять электронные документы вместо бумажных, то так тому и быть. Единственно нужна техническая обеспеченность (программы, сеть, доступ) и статус распечаток, которые будут отнесены к неконтролируемым экземплярам и не обладают статусом подлинника.
Большие проблемы могут возникнуть с внесением изменений прямо в электронные версии. Тут необходимо разграничить права по внесению таких изменений, но у ответственных подразделений возникнет потребность в накоплении замечаний и предложений. Если бумажные носители, то проблем нет. Каждый вносит замечания в свою копию, а с электронными версиями гораздо сложнее.
Наши рекомендации — комбинировать оба подхода. Для распространения и хранения использовать электронные версии, а для анализа — бумажные.
Затруднения вызывают термины: документы и записи. Для их различения необходимы следующие пояснения:
записи являются также документами, т.е. включают информацию и носитель информации;
записи отражают достигнутые результаты, т.е. являются выходом деятельности, в то время, как документы используются для обеспечения такой деятельности, т.е. являются входом в эту деятельность;
записи обычно не пересматриваются, в то время, как в документы могут быть внесены изменения;
необходимо рассматривать объект оценки для различения понятий. То, что для одной деятельности является записью, то для последующей деятельности может оказаться документом.
Пример. Протокол является записью для совещания рабочей группы по безопасности пищевой продукции, а для исполнителей принятых решений этот протокол становится обязательным документом для исполнения и уже не является записью. Теперь рабочая группа по безопасности пищевой продукции не может изменить протокол, так как это уже запись, указывающая на произошедшее событие и достигнутые результаты. При необходимости выпускается новое решение на новом совещании, которое отменяет предыдущее, но сам протокол все равно сохраняется, как запись. А вот у исполнителей необходимо изъять старый протокол, или применить другие методы для предупреждения непреднамеренного использования устаревшей информации, взамен которого представить новый протокол. С точки зрения исполнителя — вышла новая версия регламентирующего документа.
Для государственных организаций – да. Для частных -- зависит от вида деятельности. Если это связано с потребностью с подтверждением соответствия или безопасностью, то также да
Для сертификации по ИСО если нет должностных инструкций надо ответить на несколько вопросов:
как определяются квалификационные требования?
как распределяется ответственность?
как информируется персонал о его вкладе в качество?
Если Вы предложите другие приемлемые методы и это не противоречит нормативным требованиям, то можно и без должностных инструкций.
Желательно всегда иметь должностные инструкции. Это наша и международная практика. Стоит ли изобретать велосипед?
Это классический случай по пункту 5.4.2 Планирование СМК. Этот пункт требует, чтобы СМК сохраняла целостность при внесении изменений. А целостность обычно нарушается ссылками из текстов документов.
В вашем случае чисто формально ссылки указывают на устаревшие документы, которыми должны пользоваться при изучении и применении соответствующих документов. Даже если Вы издали новые документы, то ими формально нельзя пользоваться из других документов, где имеются ссылки на устаревший документ!!!
Что делать? Лучше придерживаться рекомендаций ИСО:
не указывать в ссылках на даты документов и их версии, а если есть шифры с датами, то их не применять. Это относиться и к внешним документам
не указывать ФИО и должности прямо (вместо менеджер по качеству лучше писать ответственный по качеству, которым может быть, как менеджер по качеству, так и инженер по качеству)
Однозначно: как есть. Иначе процедуры не могут стать критериями аудита или средством для обучения.
Вначале необходимо внедрить/усовершенствовать процесс, а затем его поддерживать, т.е. разработать процедуру, проводить по ней обучение и аудиты.
Обычно проблемы возникают, когда первичны требования по документированию, например, для целей сертификации...
Да, можно. Причем можно объединить все процедуры в руководстве по качеству (см. п. 4.2.1 Примечание 1 ИСО 9001:2008). Можно также одну процедуру, например, корректирующих действий, расписать на нескольких документах
Да, если эти документы описывают входы и выходы, распределенную ответственность, контроль и ресурсы, необходимые для удовлетворения требования потребителей, как и законодательных нормативных требований. Неважно, как называется документ: стандарт предприятия, инструкция, правила и т.п., а важно, что он содержит. Для получения более подробной информации смотрите ИСО/ТО 10013:2001 «Системы менеджмента качества. Руководство по разработке документации для систем менеджмента качества».
Нет. Во-первых, ИСО 9001:2008 не содержит принципиальных изменений относительно требований ИСО 9001:2000. Во-вторых, перед внесением изменений рекомендуется ознакомиться с новой версией стандарта и внесенными изменениями. Далее, после проведения анализа существующей документации на соответствии ИСО 9001:2008 можно будет найти расхождения по тексту, которые затем можно будет исправить. Такой подход позволит избежать излишней работы по адаптации существующей документации, а также позволит минимизировать документацию системы менеджмента.
|