Лидирующая консалтинговая компания в Казахстане по внедрению международных стандартов ИСО и систем менеджмента

tel. +7-727-260-87-68, +7-727-260-87-69,
+7-727-260-74-47
fax +7-727-260-87-92

e-mail kok@kok.kz

Главная Вопросы-ответы   Документация систем менеджмента

 

ВОПРОСЫ

Какова должна быть степень детализации процедур?

Можно ли применять электронные документы, размещенные на сервере?

Отличие записей от документации

Обязательны ли должностные инструкции?

Мы вносим изменения в одну из процедур и даем ей новый шифр. В других процедурах имеются ссылки на эту процедуру. Нужно ли теперь автоматически переиздать все процедуры, где есть ссылки на устаревшую процедуру?

Как надо писать процедуры: как есть или как должно быть? Если как есть, то все так и останется. Если как будет, то есть противоречие между тем, что написано и тем, что есть на самом деле?

Подскажите: можно ли объединить три процедуры: несоответствующая продукция, корректирующие действия и предупреждающие действия?

Наша организация уже иметь внедренные документы: правила и инструкции. Можем ли мы их использовать в системе менеджмента качества?

В связи с выходом ИСО 9001:2008 должна ли наша организация полностью переписать всю документацию системы менеджмента качества?

ОТВЕТЫ НА ВОПРОСЫ

Какова должна быть степень детализации процедур?

Процедуры применяются для: обучения, анализов, улучшения процессов и для целей контроля. Отсюда и потребность в детализации. Некоторые требования можно вынести в формы или в рабочие инструкции, чтобы не создавать «толстые» процедуры.

Можно ли применять электронные документы, размещенные на сервере?

Если организация решила применять электронные документы вместо бумажных, то так тому и быть. Единственно нужна техническая обеспеченность (программы, сеть, доступ) и статус распечаток, которые будут отнесены к неконтролируемым экземплярам и не обладают статусом подлинника.

Большие проблемы могут возникнуть с внесением изменений прямо в электронные версии. Тут необходимо разграничить права по внесению таких изменений, но у ответственных подразделений возникнет потребность в накоплении замечаний и предложений. Если бумажные носители, то проблем нет. Каждый вносит замечания в свою копию, а с электронными версиями гораздо сложнее.

Наши рекомендации — комбинировать оба подхода. Для распространения и хранения использовать электронные версии, а для анализа — бумажные.

Отличие записей от документации

Затруднения вызывают термины: документы и записи. Для их различения необходимы следующие пояснения:
записи являются также документами, т.е. включают информацию и носитель информации;
записи отражают достигнутые результаты, т.е. являются выходом деятельности, в то время, как документы используются для обеспечения такой деятельности, т.е. являются входом в эту деятельность;
записи обычно не пересматриваются, в то время, как в документы могут быть внесены изменения;
необходимо рассматривать объект оценки для различения понятий. То, что для одной деятельности является записью, то для последующей деятельности может оказаться документом.

Пример. Протокол является записью для совещания рабочей группы по безопасности пищевой продукции, а для исполнителей принятых решений этот протокол становится обязательным документом для исполнения и уже не является записью. Теперь рабочая группа по безопасности пищевой продукции не может изменить протокол, так как это уже запись, указывающая на произошедшее событие и достигнутые результаты. При необходимости выпускается новое решение на новом совещании, которое отменяет предыдущее, но сам протокол все равно сохраняется, как запись. А вот у исполнителей необходимо изъять старый протокол, или применить другие методы для предупреждения непреднамеренного использования устаревшей информации, взамен которого представить новый протокол. С точки зрения исполнителя — вышла новая версия регламентирующего документа.

Обязательны ли должностные инструкции?

Для государственных организаций – да. Для частных -- зависит от вида деятельности. Если это связано с потребностью с подтверждением соответствия или безопасностью, то также да

Для сертификации по ИСО если нет должностных инструкций надо ответить на несколько вопросов:
как определяются квалификационные требования?
как распределяется ответственность?
как информируется персонал о его вкладе в качество?

Если Вы предложите другие приемлемые методы и это не противоречит нормативным требованиям, то можно и без должностных инструкций.

Желательно всегда иметь должностные инструкции. Это наша и международная практика. Стоит ли изобретать велосипед?

Мы вносим изменения в одну из процедур и даем ей новый шифр. В других процедурах имеются ссылки на эту процедуру. Нужно ли теперь автоматически переиздать все процедуры, где есть ссылки на устаревшую процедуру?

Это классический случай по пункту 5.4.2 Планирование СМК. Этот пункт требует, чтобы СМК сохраняла целостность при внесении изменений. А целостность обычно нарушается ссылками из текстов документов.

В вашем случае чисто формально ссылки указывают на устаревшие документы, которыми должны пользоваться при изучении и применении соответствующих документов. Даже если Вы издали новые документы, то ими формально нельзя пользоваться из других документов, где имеются ссылки на устаревший документ!!!

Что делать? Лучше придерживаться рекомендаций ИСО:
не указывать в ссылках на даты документов и их версии, а если есть шифры с датами, то их не применять. Это относиться и к внешним документам
не указывать ФИО и должности прямо (вместо менеджер по качеству лучше писать ответственный по качеству, которым может быть, как менеджер по качеству, так и инженер по качеству)

Как надо писать процедуры: как есть или как должно быть? Если как есть, то все так и останется. Если как будет, то есть противоречие между тем, что написано и тем, что есть на самом деле?

Однозначно: как есть. Иначе процедуры не могут стать критериями аудита или средством для обучения.

Вначале необходимо внедрить/усовершенствовать процесс, а затем его поддерживать, т.е. разработать процедуру, проводить по ней обучение и аудиты.

Обычно проблемы возникают, когда первичны требования по документированию, например, для целей сертификации...

Подскажите: можно ли объединить три процедуры: несоответствующая продукция, корректирующие действия и предупреждающие действия?

Да, можно. Причем можно объединить все процедуры в руководстве по качеству (см. п. 4.2.1 Примечание 1 ИСО 9001:2008). Можно также одну процедуру, например, корректирующих действий, расписать на нескольких документах

Наша организация уже иметь внедренные документы: правила и инструкции. Можем ли мы их использовать в системе менеджмента качества?

Да, если эти документы описывают входы и выходы, распределенную ответственность, контроль и ресурсы, необходимые для удовлетворения требования потребителей, как и законодательных нормативных требований. Неважно, как называется документ: стандарт предприятия, инструкция, правила и т.п., а важно, что он содержит. Для получения более подробной информации смотрите ИСО/ТО 10013:2001 «Системы менеджмента качества. Руководство по разработке документации для систем менеджмента качества».

В связи с выходом ИСО 9001:2008 должна ли наша организация полностью переписать всю документацию системы менеджмента качества?

Нет. Во-первых, ИСО 9001:2008 не содержит принципиальных изменений относительно требований ИСО 9001:2000. Во-вторых, перед внесением изменений рекомендуется ознакомиться с новой версией стандарта и внесенными изменениями. Далее, после проведения анализа существующей документации на соответствии ИСО 9001:2008 можно будет найти расхождения по тексту, которые затем можно будет исправить. Такой подход позволит избежать излишней работы по адаптации существующей документации, а также позволит минимизировать документацию системы менеджмента.


  © Казахстанская Организация Качества. Все права защищены